Нотаріальне засвідчення копій документів: коли воно необхідне

Копію паспорта, диплома чи свідоцтва можна зробити на будь-якому ксероксі за дві гривні. Проблема в тому, що в окремих установах такий аркуш не має жодної сили: приймальна комісія, іноземне посольство чи суд просто не повірять, що він збігається з оригіналом. Саме для цього існує нотаріальне засвідчення копій документів, і розібратися, коли воно справді потрібне, варто до того, як ви стоїте в черзі з неправильним пакетом паперів.

Що саме підтверджує нотаріус

Багато хто думає, що нотаріус перевіряє, чи правдиві дані в документі. Це не так. Він підтверджує лише одне: копія повністю відтворює оригінал, який йому показали. Якщо в оригіналі помилка, вона перейде й у засвідчену копію.

Нотаріус звіряє кожну сторінку, ставить на копії посвідчувальний напис, печатку та підпис, а в реєстрі робить запис про вчинену дію. Саме реєстрація в системі відрізняє нотаріальну копію від звичайної відмітки «копія вірна», яку ставить, наприклад, відділ кадрів.

Нотаріальна копія не робить документ кращим. Вона не виправляє застарілі дані й не замінює оригінал там, де установа чи закон вимагають саме його.

Коли засвідчення копій документів справді потрібне

Найчастіше його вимагають у таких ситуаціях:

Виїзд за кордон: навчання, робота, візи, возз’єднання родини. Диплом, свідоцтво про шлюб чи народження подають з перекладом і засвідченою копією.
Спадщина: до заяви нотаріусу, що веде справу, додають копії документів на майно та підтвердження родинних зв’язків.
Угоди з нерухомістю й авто, коли другій стороні чи банку потрібна копія правовстановлювального документа в чинній формі.
Участь у судовому процесі або торгах, якщо в умовах прямо вказано нотаріально завірені копії.
Оформлення довіреностей і представництва, коли довіритель надсилає документи поштою.

У всіх інших випадках спершу уточніть вимоги в установі. Нерідко достатньо копії, засвідченої підписом посадової особи або роботодавця, а іноді взагалі приймають електронний документ із QR-кодом. Для звичайної побутової справи, як-от запис дитини до гуртка, нотаріус зазвичай не потрібен.

Помилки, через які візит доводиться повторювати

Найпоширеніша: людина приходить із документом, який потрібно було спершу перекласти, оновити чи отримати в новому форматі. Друга за популярністю: на пакеті не вистачає сторінок. Якщо документ має кілька аркушів, копію роблять повністю, а нотаріус скріплює її й нумерує, тож «лише головну сторінку» тут не пройде.

Ще одна пастка пов’язана зі строками. Окремі довідки та витяги діють обмежений час, і завірена копія протермінованого документа залишається протермінованою. Перш ніж платити за послугу, перевірте, чи не закінчився термін дії оригіналу.

Що варто знати перед візитом до нотаріуса

Візьміть оригінал, а не фото чи скан: працювати з копією копії нотаріус не буде. Документ має бути читабельним, без стертих рядків, виправлень і дописок. Якщо є сумнів у справжності, нотаріус має право відмовити.

Нотаріус також не робить копії з документів, які він сам складав: у такому разі просто замовляють дублікат. Окремий випадок становлять документи для використання за кордоном. Залежно від країни до засвідченої копії, можливо, додатково знадобиться апостиль, тому цей момент теж краще з’ясувати наперед.

Вартість залежить від кількості сторінок і чинних тарифів, а в готовий пакет часто входить ще й переклад, який також потрібно засвідчувати. Тому заздалегідь складіть список усіх документів, порахуйте сторінки й запитайте нотаріуса, чи не бракує чогось у пакеті.

Корисна звичка: до візиту зателефонуйте в установу, яка вимагає копії, і запитайте, у якому вигляді їх приймають. Одна хвилина розмови нерідко економить цілий день. Якщо документи потрібні терміново, домовляйтеся про час заздалегідь: у людних нотаріальних конторах черги на початку місяця й перед сезоном вступної кампанії помітно довші.

Якщо підготуватися таким чином, візит займе пів години, а не три поїздки з виправленнями. Ви витратите менше часу й нервів, а документи без проблем пройдуть будь-яку перевірку.

Джерело: notarius-savchuk.com.ua